NRVT streeft naar een continue waarborging en bevordering van de objectiviteit, onafhankelijkheid, integriteit en kwaliteit van de Register-Taxateur. Het stelsel van Doorlopend Toezicht binnen NRVT is hiervoor een instrument om de Register-Taxateur te toetsen op de naleving van de voor hem geldende regelgeving, alsmede op de uitvoering van de door hem uit te voeren taxaties. De meest voorkomende vorm van kwaliteitsonderzoek van Doorlopend Toezicht, zijn de audits. Hoe selecteren wij Register-Taxateurs die een audit krijgen, en hoe werkt het auditproces? Wij nemen u hier graag in mee.

Waarom Doorlopend Toezicht?

NRVT is een kwaliteitsregister. De aangesloten Register-Taxateurs brengen hun taxatierapporten uit conform de regelgeving van NRVT. Het Reglement Gedrags- en Beroepsregels en de Praktijkhandreikingen springen daarbij in het oog. Dat zorgt ervoor dat de titel ‘RT’ een kwaliteitskeurmerk is. Tegelijkertijd vergt dit dat enkel het opstellen van regelgeving niet voldoende is. Iedere vorm van regelgeving moet ook worden voorzien van een systeem van toezicht en waar nodig ingrijpen. Dat is het Doorlopend Toezicht. ‘Doorlopend’ duidt erop dat niet enkel wordt gehandeld naar aanleiding van incidenten, meldingen of signalen, maar dat voortdurend wordt gewerkt aan de monitoring en verbetering van de kwaliteit van de Register Taxateur.

Hoe selecteren wij Register-Taxateurs die een audit krijgen?

Iedere Register-Taxateur zal eens in de zoveel jaar worden uitgenodigd voor een audit. Die selectie valt jaarlijks in twee delen uiteen. Ten eerste wordt ongeveer een derde van de te auditen Register-Taxateurs aselect geselecteerd uit de gehele populatie. Ten tweede wordt ongeveer twee derde geselecteerd op basis van risicofactoren. De grondslag voor de risicoselectie is gelegen in de Eigen Verklaring.

Eigen Verklaring

De Eigen Verklaring is een jaarlijkse vragenlijst die door iedere Register-Taxateur wordt ingevuld. De antwoorden die worden gegeven, zijn voor heel NRVT relevant. Het geeft immers een totaalbeeld aan de wijze waarop wordt getaxeerd en hoe wordt voldaan aan de verschillende eisen die worden gesteld; zowel op individueel niveau, als op totaalniveau.

De Eigen Verklaring is niettemin in het bijzonder relevant voor het Doorlopend Toezicht, aangezien de antwoorden die worden gegeven de basis vormen voor de risicofactoren die jaarlijks worden geïdentificeerd.

Hoe werkt het proces van audits?

In een audit worden doorgaans drie taxatiedossiers en -rapporten beoordeeld. Deze worden afzonderlijk getoetst aan de regelgeving van NRVT: het Reglement Gedrags- en Beroepsregels, overige Reglementen en de betreffende Praktijkhandreiking(en). Daarbij wordt ook gekeken naar antwoorden uit Eigen Verklaringen en – indien van toepassing – bijvoorbeeld de NWWI-scores.

Desk audits
In beginsel begint ieder Doorlopend Toezicht-traject met een desk audit, al worden ook enkele rechtstreekse field audits georganiseerd (zie hierna). In een desk audit wordt doorgaans eerst een portfolio-overzicht opgevraagd van de taxaties die een Register-Taxateur heeft verricht over een door NRVT meegedeelde tijdsperiode. Uit dat overzicht maakt NRVT een selectie van doorgaans drie taxatiedossiers en -rapporten die in de desk audit worden beoordeeld.

Indien de resultaten van de desk audit aanleiding geven tot nader onderzoek, dan zal een field audit worden georganiseerd. Dat NRVT aanleiding ziet voor nader onderzoek, betekent niet noodzakelijkerwijs dat fouten zijn geconstateerd. Indien bijvoorbeeld vragen rijzen uit een of meerdere taxatiedossiers, kan dit al reden zijn om hier in een field audit-gesprek verder op in te gaan.

Field audits
In een field audit wordt dieper ingegaan op de taxatiedossiers en -rapporten dan in een desk audit. De interne en externe auditoren bereiden het dossier voor aan de hand van alle beschikbare informatie. De externe auditor voert vervolgens het gesprek met de Register Taxateur. Voorheen werd dit gesprek ten kantore van de taxateur gevoerd, tegenwoordig vinden de meeste gesprekken online plaats.

Na afloop van het gesprek wordt het concept auditrapport opgesteld. Het auditrapport is geen woordelijk verslag van het field audit-gesprek, maar een rapport van bevindingen. De Register Taxateur wordt in de gelegenheid gesteld om daarop te reageren in het kader van hoor en wederhoor. De verzamelde informatie wordt door (de auditoren die werken bij of in naam en opdracht van) NRVT vertrouwelijk behandeld. Aanbevelingen aan de beroepsgroep zijn niet te herleiden tot een individuele persoon of zaak.

Opvolging audits

Het overgrote deel van de audits wordt, op enkele adviezen na, afgesloten zonder opvolging. In andere gevallen besluit het Bestuur van NRVT evenwel om een aanwijzing (al dan niet met hertoetsing) te geven of zelfs een tuchtklacht in te dienen bij het onafhankelijke Tuchtcollege. In een separaat nieuwsbericht wordt ingegaan op de manier waarop audits kunnen worden opgevolgd.

Meldingen

In het voorgaande ging het over de audits. De audits vallen onder het proactief toezicht; ‘proactief’ omdat NRVT zelf de Register-Taxateurs selecteert voor een audit. Naast proactief toezicht, kent NRVT ook reactief toezicht. Reactief toezicht is het toezicht dat NRVT houdt op basis van externe signalen, waarvan het grootste deel bestaat uit meldingen zoals bedoeld in artikel 8.4 van het Reglement Gedrags- en Beroepsregels. Meldingen worden met de grootst mogelijke anonimiteit behandeld. De meeste meldingen resulteren in nader onderzoek, om dieper in te kunnen gaan op de bijzonderheden van het geval.

Jaarverslag Doorlopend Toezicht

De belangrijkste bevindingen over het afgelopen jaar worden weergegeven in het Jaarverslag Doorlopend Toezicht. Daarin vindt u een overzicht van de uitkomsten van de meldingen, desk audits en field audits. Ook wordt, per Kamer, ingegaan op de belangrijkste bevindingen. Tot slot wordt een vooruitblik gegeven voor het komende jaar.

Wat wordt van u verwacht?

Voorop staat dat u medewerking moet verlenen aan het Doorlopend Toezicht. Dat volgt zowel uit de aansluitingsovereenkomst die u hebt gesloten met NRVT, als uit de regelgeving van NRVT. Er wordt van u als Register-Taxateur onder meer verwacht dat u complete dossiers bijhoudt en, op verzoek, aanlevert bij NRVT.

Uw rapporten en dossiers worden door NRVT getoetst op navolgbaarheid en controleerbaarheid. De lezer van een taxatierapport moet kunnen volgen hoe u tot (uw onderbouwing van) de waarde bent gekomen. In de taxatierapporten en dossiers moeten uw overwegingen en keuzes worden vastgelegd. Houd hierbij het comply or explain-karakter van veel van de regels in het achterhoofd (pas toe of leg uit). De reglementen bieden u een helder beeld van de vereisten.

De tijdsbesteding die van u gevraagd wordt voor het Doorlopend Toezicht zelf, is beperkt tot het jaarlijks invullen van de Eigen Verklaring, het periodiek verstrekken van de gevraagde informatie en de medewerking aan de audits. NRVT brengt voor het Doorlopend Toezicht geen (extra) kosten in rekening.

Voor meer informatie over Doorlopend Toezicht en het auditproces, verwijzen wij u naar de website: Doorlopend Toezicht, Werkwijze Doorlopend Toezicht.