a. De Register-Taxateur is verantwoordelijk voor de interne beheersing van het taxatieproces en voldoet aan de in dit artikel opgenomen vereisten. Het is de Register-Taxateur die is verbonden aan een Taxatiebedrijf, toegestaan de wijze waarop het Taxatiebedrijf invulling heeft gegeven aan de hierna opgenomen vereisten te hanteren, tenzij de Register-Taxateur weet of redelijkerwijs kon vermoeden dat die invulling in strijd is met de fundamentele beginselen zoals die zijn neergelegd in het Reglement Gedrags- en beroepsregels NRVT.

b. Indien op grond van de Reglementen of wettelijke verplichtingen toegang verleend dient te worden tot een Dossier, draagt de Register-Taxateur zorg voor een snelle en zorgvuldige toegang tot de overwegingen die ten grondslag liggen aan de Professionele Taxatiedienst en het bijbehorende Dossier.

c. De Register-Taxateur organiseert een zorgvuldige administratie (Taxatiedossier) van de Professionele Taxatiedienst. Het Taxatiedossier moet zodanig ingericht te zijn dat een ervaren Taxateur die niet betrokken was bij de Professionele Taxatiedienst voldoende in staat is inzicht te verkrijgen in:

• de aard en omvang van de werkzaamheden;
• de uitkomst van de werkzaamheden en de verkregen informatie;
• significante aangelegenheden die voortkomen uit de taxatie, de daaruit getrokken conclusies en significante professionele oordelen die zijn gemaakt om tot die conclusie te komen.

d. In het Dossier neemt de Register-Taxateur minimaal de gegevens op waaruit kan worden afgeleid dat de Register-Taxateur de Taxatieopdracht in overeenstemming met de vereisten heeft verricht, waaronder in ieder geval:

• de ondertekende of langs elektronische weg bevestigde Opdrachtvoorwaarden;
• relevante correspondentie;
• overzichtelijke inspectiegegevens/uitgevoerde onderzoeken;
• broninformatie;
• verzonden concepten van het Taxatierapport;
• alsmede de daarop ontvangen reacties;
• het Taxatierapport zelf.

e. Ten behoeve van Doorlopend Toezicht dient de Register-Taxateur het Dossier op verzoek aan NRVT te overleggen, dan wel anderszins aan NRVT ter inzage te geven, zodat NRVT kan beoordelen of de Professionele Taxatiedienst in overeenstemming met de vereisten is verricht. Hierbij dient een eventuele wettelijke geheimhoudingsplicht in acht te worden genomen.

f. De Register-Taxateur bewaart het Dossier conform de wettelijke bewaartermijnen. Aanbevolen wordt om voor het Dossier een bewaartermijn van 20 jaar aan te houden.