a. De Register-Taxateur is verantwoordelijk voor de interne beheersing van het taxatieproces en dient te voldoen aan de in de volgende artikelen opgenomen vereisten. Het is de Register-Taxateur die is verbonden aan een Taxatiebedrijf, toegestaan de wijze waarop het Taxatiebedrijf invulling heeft gegeven aan de hierna opgenomen vereisten te hanteren, tenzij de Register-Taxateur weet of redelijkerwijs kon vermoeden dat die invulling in strijd is met de fundamentele beginselen zoals die zijn neergelegd in het Reglement Gedrags- en Beroepsregels.

b. Indien op grond van de toepasselijke reglementen of wettelijke verplichtingen toegang verleend dient te worden tot een Dossier, dient de Register-Taxateur zorg te dragen voor een snelle en zorgvuldige toegang tot de taxatieoverwegingen die ten grondslag liggen aan de Professionele Taxatiedienst en het bijbehorende Dossier.

c. De Register-Taxateur dient een zorgvuldige administratie (Dossier) van de Taxatiedienst te organiseren. Het Dossier dient zodanig ingericht te zijn dat een ervaren taxateur die niet betrokken was bij de Taxatiedienst voldoende in staat is inzicht te verkrijgen in:

• de aard en omvang van de werkzaamheden;
• de uitkomst van de werkzaamheden en de verkregen informatie;
• significante aangelegenheden die voortkomen uit de taxatie, de daaruit getrokken conclusies en significante professionele oordelen die zijn gemaakt om tot die conclusie te komen.

d. In het Dossier dient de Register-Taxateur minimaal de gegevens op te nemen waaruit kan worden afgeleid dat de Register-Taxateur de Taxatieopdracht in overeenstemming met de vereisten heeft verricht, waaronder in ieder geval:

• de ondertekende Opdrachtvoorwaarden/opdrachtbevestiging (indien van toepassing);
• relevante correspondentie;
• overzichtelijke inspectiegegevens/uitgevoerde onderzoeken;
• broninformatie;
• verzonden concepten van het Taxatierapport;
• alsmede de daarop ontvangen reacties;
• het Taxatierapport zelf.

e. Ten behoeve van doorlopend toezicht dient de Register-Taxateur het Dossier op verzoek aan NRVT te overleggen, dan wel anderszins aan NRVT ter inzage te geven, zodat NRVT kan beoordelen of de Taxatiedienst in overeenstemming met de vereisten is verricht. Hierbij dient een eventuele wettelijke geheimhoudingsplicht in acht te worden genomen.

f. De Register-Taxateur bewaart het Dossier conform de wettelijke bewaartermijnen. Aanbevolen wordt om voor het Dossier een bewaartermijn van 20 jaar aan te houden.