Artikel 28. Beheersing taxatieproces

De Register-Taxateur is verantwoordelijk voor de interne beheersing van het taxatieproces en dient te voldoen aan de in de volgende artikelen opgenomen vereisten. Het is de Register-Taxateur die is verbonden aan een Taxatiebedrijf, toegestaan de wijze waarop het Taxatiebedrijf invulling heeft gegeven aan de hierna opgenomen vereisten te hanteren, tenzij de Register-Taxateur weet of redelijkerwijs kon vermoeden dat die invulling in strijd is met de fundamentele beginselen zoals die zijn neergelegd in het Reglement Gedrags- en Beroepsregels NRVT.

Artikel 29. Dossiervorming

a. Indien op grond van de Reglementen of wettelijke verplichtingen toegang verleend dient te worden tot een Taxatiedossier, dient de Register-Taxateur zorg te dragen voor een snelle en zorgvuldige toegang tot de taxatieoverwegingen die ten grondslag liggen aan de Professionele Taxatiedienst en het bijbehorende Taxatiedossier.

b. De Register-Taxateur dient de Professionele Taxatiedienst zorgvuldig te administreren in het Taxatiedossier. Het Taxatiedossier dient zodanig ingericht te zijn dat een ervaren taxateur die niet betrokken was bij de Professionele Taxatiedienst voldoende in staat is inzicht te verkrijgen in:

• de aard en omvang van de werkzaamheden;
• de uitkomst van de werkzaamheden en de verkregen informatie;
• significante aangelegenheden die voortkomen uit de taxatie, de daaruit getrokken conclusies en significante professionele oordelen die hebben geleid tot die conclusies.

c. In het Taxatiedossier dient de Register-Taxateur minimaal de gegevens op te nemen waaruit kan worden afgeleid dat de Register-Taxateur de taxatieopdracht in overeenstemming met de vereisten heeft verricht. Het Taxatiedossier moet ten minste bestaan uit:

• de ondertekende Opdrachtvoorwaarden;
• relevante correspondentie;
• overzichtelijke inspectiegegevens/uitgevoerde onderzoeken;
• broninformatie;
• verzonden concepten van het Taxatierapport;
• de op de concepten van het Taxatierapport ontvangen reacties;
• het Taxatierapport zelf.

d. Ten behoeve van doorlopend toezicht dient de Register-Taxateur het Taxatiedossier op verzoek aan NRVT te overleggen, dan wel anderszins aan NRVT ter inzage te geven, zodat NRVT kan beoordelen of de Professionele Taxatiedienst in overeenstemming met de vereisten is verricht. Hierbij dient een eventuele wettelijke geheimhoudingsplicht in acht te worden genomen.

De Register-Taxateur dient het Taxatiedossier minimaal tien jaar te bewaren.

Artikel 30. Interne beheersing taxaties

a. De Register-Taxateur, dan wel diens Werkgever, dient zorg te dragen voor borging van de kwaliteit van de Professionele Taxatiedienst en heeft hiertoe minimaal een (intern) kwaliteitsborgingsproces ingericht.

b. In dit kwaliteitsborgingsproces is minimaal vastgelegd:

• de wijze waarop informatie wordt verzameld en gevalideerd;
• de wijze waarop de ‘chinese wall’ is geregeld;
• welke verantwoordelijkheid bij de controlerend Register-Taxateur berust;
• hoe de kwaliteit wordt gemonitord;
• hoe de kwaliteit wordt geborgd;
• hoe de klachtenprocedure wordt gevolgd;
• de wijze waarop de interne review is georganiseerd.

Artikel 31. Reviews (intern)

Naast de plausibiliteitstoets van de individuele taxatierapporten (zie artikel 21) dient de Register-Taxateur ervoor te zorgen dat het taxatiebedrijf waaraan hij is verbonden beschikt over een interne (kwaliteits)beheersing-policy inzake taxaties, waarbij er op verschillende niveaus binnen de organisatie de taxatieprocessen en taxatieproducten periodiek worden beoordeeld c.q. gecontroleerd. Onderdeel van deze policy is het periodiek beoordelen van diverse dossiers van iedere taxateur, welke beoordeling dient te worden vastgelegd, om te toetsen of de interne en externe policies en regelgeving adequaat zijn gevolgd, de RegisterTaxateur tot de juiste conclusie is gekomen en of dit in afdoende mate is vastgelegd in het taxatierapport en -dossier.